Automatisieren Sie die Aufgaben, die täglich Zeit kosten.
Digitale Infrastruktur für wachsende KMU
Statt manueller Übergaben, doppelter Arbeit und unklarer Verantwortlichkeiten entstehen klar verbundene Abläufe, die Sie und Ihr Team im Alltag spürbar entlasten.
Wir automatisieren Prozesse, verknüpfen bestehende Systeme miteinander und schaffen eine Struktur, die stabil funktioniert und mit Ihrem Unternehmen weiter wachsen kann.
Ziel ist es, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren, Tools & Systeme miteinander zu verknüpfen und Prozesse so zu gestalten, dass sie zuverlässig, schnell und nachvollziehbar ablaufen.
Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen entstehen im Alltag viele Aufgaben, die regelmäßig wiederholt werden: Daten müssen übertragen-, Informationen weitergegeben-, Dokumente erstellt- oder Anfragen bearbeitet werden. Wenn diese Abläufe ausschließlich manuell erfolgen, kostet das nicht nur Zeit, sondern führt häufig auch zu Fehlern, Doppelarbeit und unklaren Zuständigkeiten.
Durch digitale Prozessautomatisierung werden solche Abläufe strukturiert und teilweise oder vollständig automatisiert.
Dabei geht es weniger darum, Menschen zu ersetzen. Vielmehr sorgt Automatisierung dafür, dass Mitarbeiter weniger Zeit mit repetitiven Aufgaben verbringen und sich stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.
Unsere Möglichkeiten
Entlastung entsteht, wenn Abläufe ineinandergreifen und Arbeitsschritte klar organisiert sind. Unser Fokus liegt daher auf Bereichen, in denen Übergänge holpern, Informationen verstreut sind oder wiederkehrende Aufgaben unnötig Aufwand verursachen.
Automatisierung
Wiederkehrende Schritte werden digitalisiert und automatisiert, um Abläufe zuverlässiger zu machen und manuelle Eingriffe zu minimieren.
Implementierung
Tools werden so miteinander verbunden, dass die Datenkonsistenz gewährleistet ist und Übergaben nachvollziehbar erfolgen.
Künstliche Intelligenz (KI)
KI wird in Bereichen eingesetzt, in denen Inhalte organisiert, Daten aufbereitet oder Entscheidungsprozesse unterstützt werden.
Social Media & Content
Content-Prozesse werden bewusst strukturiert, damit Sichtbarkeit kontinuierlich und planbar entsteht, statt vom Zufall oder von kurzfristig verfügbaren Zeitfenstern abhängig zu sein.
Anwendung & Pflege
Durch Monitoring, Stabilisierung und Dokumentation der Workflows wird sichergestellt, dass Prozesse nicht nur erstellt, sondern dauerhaft betrieben werden können.
Workshops & Schulungen
Wenn Automatisierung und KI bisher kaum eingesetzt wurden, kann eine umfassende Analyse aufzeigen, welche Potenziale und Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen bestehen.
Höhere Umsatzrendite durch intelligente Prozessautomatisierung und dem Einsatz von KI
Manuelle Arbeit um bis zu
70%
reduzieren
Gewinnmarge um bis zu
30%
steigern
Arbeitsbelastung um bis zu
25%
senken
Spürbare Ergebnisse ab Tag
1
nach Einrichtung
Umsetzung & Zusammenarbeit
Der gesamte Prozess basiert auf enger Abstimmung: Anforderungen werden gemeinsam definiert, Lösungen entwickelt und anschließend strukturiert umgesetzt.
Prozessanalyse
Wir analysieren Ihre aktuellen Prozesse, betrachten die eingesetzten Systeme im Hintergrund und identifizieren die Stellen, an denen Reibungsverluste oder Ineffizienzen entstehen.
Lösungsmöglichkeit
Wir entwickeln eine Lösung, die konsequent auf Ihr Ziel ausgerichtet ist und sich reibungslos in Ihre bestehenden Prozesse integriert.
Optimierung & Start
Nach Tests und Feinabstimmungen wird der Prozess stabil eingerichtet und kann bei Bedarf sinnvoll erweitert werden.
Häufig gestellte Fragen
Lohnt sich Automatisierung für mein Unternehmen?
Besonders geeignet sind Prozesse, die regelmäßig auftreten, einen klaren Startpunkt haben und zu einem eindeutigen Ergebnis führen. Dazu zählen zum Beispiel Anfragen, Leads, Angebote, Belege, Statusmeldungen, Freigaben oder der Abgleich von Daten zwischen verschiedenen Systemen.
Wie startet man am besten?
Am sinnvollsten startet man mit einem Prozess, der regelmäßig Arbeit verursacht und gleichzeitig klar strukturiert ist, sodass sich schnell Ergebnisse erzielen lassen. Häufig sind das zum Beispiel Anfragen, Leads, Freigaben, Datenabgleiche oder Abläufe zwischen CRM, E-Mail, Shop und Buchhaltung. Der beste Einstieg ist dabei meist nicht der größte Prozess, sondern derjenige, bei dem eine spürbare Entlastung am schnellsten eintritt.
Wie wird mit Sonderfällen umgegangen?
Ausnahmen werden nicht ignoriert, sondern gezielt berücksichtigt. Durch klare Prüfungen, Regeln und definierte Sonderfälle bleibt der reguläre Ablauf stabil, während besondere Situationen weiterhin sichtbar und nachvollziehbar sind. So entsteht kein unkontrollierter Automatismus, sondern ein Prozess, der auch im täglichen Betrieb zuverlässig funktioniert.
Welche Systeme können angebunden werden?
Grundsätzlich lassen sich sehr viele Systeme verbinden. Auch ohne Schnittstellen gibt es hier Möglichkeiten. Dazu zählen zum Beispiel CRM, Shops, Buchhaltung, Support Tools, Tabellen, E Mail, Messenger, Telefonie oder interne Datenquellen. Entscheidend ist nicht nur die Anbindung selbst, sondern dass Felder, Status und Übergaben sauber definiert sind.
Welche Prozesse eignen sich für den Einstieg?
Typische Quick Wins in der Prozessautomatisierung sind beispielsweise das automatische Nachfassen bei offenen Angeboten, eine strukturierte Eingangstriage für Kundenanfragen, Rechnungsworkflows mit automatisierten Zahlungserinnerungen sowie Onboarding-Checklisten für neue Mitarbeiter oder Kunden.
Diese Abläufe sind meist klar definiert, haben einen unmittelbaren Effekt auf den Zeitaufwand im Alltag und lassen sich mit überschaubarem Aufwand zunächst als Minimal-Version (MVP) implementieren. Dadurch werden schnell spürbare Entlastungen geschaffen, ohne dass umfangreiche Systemumstellungen erforderlich sind.
Bleibt die Datenqualität erhalten?
Saubere Prozesse basieren auf klar definierten Regeln. Kontakte, Vorgänge und Datensätze werden nur dann erstellt oder aktualisiert, wenn eine eindeutige Zuordnung möglich ist. Dublettenprüfungen, Pflichtfelder und klar erkennbare Ausnahmefälle sorgen dafür, dass Daten konsistent und nachvollziehbar bleiben. Dabei achten wir selbstverständlich darauf, dass alle Abläufe DSGVO-konform umgesetzt werden und der Umgang mit Daten den geltenden Datenschutzanforderungen entspricht.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Das hängt davon ab, wie weit die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen bereits fortgeschritten ist und an welchen Stellen sich die größten Potenziale für Zeitersparnis ergeben. Eine erste Einschätzung lässt sich in der Regel bereits im Rahmen einer kostenfreien Erstberatung treffen.
Wie umfangreich ist Prozessautomatisierung?
Viele Unternehmen glauben, dass neue Software nur mit aufwendigen Schulungen eingeführt werden kann. In Wirklichkeit sind viele moderne Automatisierungslösungen sehr intuitiv und erfordern kaum Einarbeitung. Manche Systeme können bestehende Bildschirmabläufe sogar automatisch nachbilden, etwa beim Ausfüllen von Formularen oder beim Zusammenführen von Daten.
Komplexere Lösungen benötigen zwar teilweise eine kurze Schulung, bieten dafür aber langfristig deutliche Effizienzgewinne und ermöglichen es Teams, wesentlich produktiver zu arbeiten.
Ein paar Worte über mich...
Servus, ich bin Stephan - Gründer der hartelt consulting.
Was ich bisher gemacht habe, mache & wer ich bin:
Studium der Medieninformatik, Leitung globaler Projekte, BI-Consultant, strategischer Marketing-Berater & Experte für digitale Prozessautomatsierung.
"Hobbyfrickler" in Haus & Garten, Selbstausbau-Sprinter-Fan, Offroad-Camper, Sarde im Herzen und Vater einer wilden Tochter.
Stephan Hartelt
Geschäftsführer
+49 151 29679271
hallo(at)hartelt-consulting.de
Am Birkhof 5, 91781 Weißenburg
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